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招商會議的籌備

发布时间:2019-11-09 08:57:10 编辑:笔名

招商会议的筹备

招商会议一般多在国(境)外举办,旨在通过招商会议的形式,吸引世界跨国公司、大财团到国内投资因而在国(境)外举办的招商会议,具有时间长、空间跨度大、语言差别大等特点一个成功的招商会议,与招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进阶段大量细致、繁杂、辛勤的工作是息息相关的,"台上一场戏,台下千日功"其中首要的步骤就是会议的筹备阶段  一、预先筹划,制定方案  招商会议筹划方案作为会议组织的纲要,主要围绕如下三个环节进行  1.确定会议目的、名称、规模  招商会议由于有其独特的个性,因而不论以何种方式进行,其目的就是为了招商引资围绕这个目的,招商组织根据掌握的各种信息,跨国公司、大财团的投资动态,以及世界经济发展的趋势,各国对外资本输出的流量等,来分析和选择举办招商会的所在国家,再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模  2.确定会议时间、会场,邀请客商  招商会议时间的确定,除需考虑到会前准备时间外,还要与会场的准备,我方人员出入境手续的办理,国(境)外宾客的邀请,当地协作机构和机构的联系等情况作通盘考虑    与会议时间相关的会期安排,要根据紧凑、连续的原则进行,并制订详细的计划安排表,既要严格控制会议时间,力求高效,又必须使招商会议时间安排合理,让组织者有充足时间介绍情况,参会客商有充裕时间提问、洽谈和进行投资探讨,达到预期目的  招商会议地点(即会场)的选择,应依据会议的目的、规模及国(境)外合作机构的协助来确定会场座位通常以略多于到会人数为好如果会场太小,人员拥挤,影响会场秩序;会场过大,则显得稀稀拉拉,冲淡会议气氛,两者都会影响会议效果  同时,在确定会议时间、会期及会议地点时,还要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境影响这三种因素一般来说,会期安排在上午8~11时,下午2:30~5时,会场地点选择在金融、工商界活动较为集中、交通便利、停车方便的地域为宜  与会对象,需围绕本次招商会的目的来确定除我方各有关领导和招商人员外,邀请的客商应包括当地政府要员,工商界知名人士,有关财团、公司或各商界组织负责人及其代表,界人士,协办组织有关人员等,并邀请我国驻外使、领馆人员参会  3.编制会议费用预算  通过编制会议费用预算,对于所需的总费用有一个大致的估算,并可有计划地分配会议的各项费用,防止超支和浪费招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等,要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准  筹划方案形成并取得主管领导批准后,下一步工作是尽快形成强有力的招商会务班子,以便形成具体细致的工作方案,分工协作予以实施  二、会务工作组的组建、分工和训练  会务工作小组的职责,主要是为会议提供会员服务,负责策划、制订和落实方案,起到上传下达的枢纽作用包括确定开会时间、地点、中心内容、人员,联络国(境)外合作单位,邀请客商和与会宾客及相关机构,组织和编制会务资料、招商项目资料,宣传签约项目,组织安排我方人员的出入境、行程、食宿、会场布置、会议主持、来宾主持、发布等多项工作  会务工作小组的组建,应由主管、带队领导负责统筹安排,并以有相关经验的人员负责常务工作,配置大会现场译员,通过详细分工,明确职责范围和工作标准,保证各成员富有成效地开展工作  会议的主持人,作为会议的灵魂人物,必须在会议召开过程中,起到"起""承""转""合"的作用,因而必须对招商业务有足够的了解,具有较强的语言表达能力、思辨能力、组织驾驭能力以及良好的修养和礼仪知识,故通常应由招商部门负责人或骨干,或由公关部门素质较高的专门人员担任在选择会议接待人员时,要求仪表端庄,善于交际,并应根据会议所在地的具体情况对外语的语种、熟练程度提出一定的要求,同时需加强以下四个方面的训练:  (1)有关会议中心内容、展示内容的基本专业知识  (2)公关方面的常识,接待和礼仪方面的训练  (3)会议当地风俗习惯和概况的了解  (4)各自的职责和对种种可能发生的突发性事件的处理程序和准则等  三、广泛宣传、推广  为便会议达到最佳效果,取得圆满成功,应针对会议对象的不同特点,通过不同的传播媒体做广泛宣传和推广  1. 传播媒体的选择  考虑到招商会议面对的对象主要是当地政要、工商企业界人士、界人士,层次较高,招商信息较为专业化,同时又具有较强的时效性,故选择对当地工商实业界有影响力的报纸作为传播媒体较为理想同时,可在招商会议举办的前几天,在当地收听及收视率较高的电台、电视台进行广告宣传,加强轰动效应  2.招商会议宣传稿的利发  通过选定的传播媒体利发会议的宣传稿,通常以开会日期前两星期左右为宜,以便与会者从容做好日程安排及材料的准备同时在会议召开前一天,在报刊登载本次活动的专访,加强宣传效果  会议宣传稿的内容,除对本地区及本次会议作简略介绍外,一般还应在相关范围内发出会议邀请并附回执,说明联系、联系人等  四、有目的、有选择性地发出邀请函  为保证重点、表达诚意,达到既定目标,还应有目的、有选择地向有关单位或人士发出邀请函  (1)向当地政要、民间知名人士发出邀请函  (2)向当地工商实业界领袖、各商会组织负责人士发出邀请函  (3)向当地有关企业负责人或投资筹划人发出邀请函  (4)向当地有影响力的报刊、电台、电视台发出邀请函  (5)向本国驻当地使、领馆大使、领事或商务参赞发出邀请函  邀请函的发出,可利用传真或邮寄的方式,必要时可随函附上宣传介绍材料和招商项目简介  五、淮备会议资料  会议资料按其内容可分为三大项:  1.体现会议议题的主要文件  包括我方领导的重要发言,招商项目目录,统计资料,发布稿等  2.为议题服务的辅助材科  包括开幕词,闭幕词,有关方面贺电稿,已投资设厂的外商经验交流资料等  3.与会务工作相关的附件资料  包括大会议程表,会议工作领导小组名单,主席台人员名单,宾客名单,宾客席座位安排名单,当地及所在国工商业概况资料,会议接待安排,会场布置方案,入场凭证,会议须知等  六、准备招商资料  招商资料主要包括招商项目资料和招商宣传资料  招商项目资料可在上年度资料的基础上,经过重新核准挑选,加上当年新增项目,结合各招商单位上报的资料,予以汇编付印  招商宣传资料包括宣传和介绍本地区政策、法规、条例、投资环境、投资程序的宣传册子、幻灯片、投影片、录像带、光碟等如有条件,可配备手提电脑,将有关资料储存进去,供随时查阅  七、准备签约项目  为扩大招商会议的和广告效应,可把近期较成熟的项目安排在会上签署,要事先做好充分的准备工作:  (1)抓好各单位签约项目的上报汇总工作  (2)准备好需签署的合同、协议及有关文件  (3)安排好签约项目顺序,落实各方签约人  八、与当地商性组织联系、合作  考虑到在当地联络、宣传,选择会场,准备视听设备,安排食宿和活动的方便,应加强与当地商性组织的联系,包括我国驻外机构、企业、当地商会、经济文化交流协会、贸易促进会、基金会、咨询顾问公司等组织,并选择其中一方为会务主要合作方  九、与当地界联系  界的源源不断的信息经过处理迅速输送给社会成员,在日积月累中形成了公众对它的依赖性,成为影响社会舆论的权威性机构在招商会议召开之前,应加强与当地界的联系,充分利用界来大力宣传本地区的建设成就,提高知名度和影响力,引起公众对会议的热心关注  由于招商会议的议题和内容较为专业化,为配合稿的撰写,应在寄发会议邀请函的同时,附上宣传资料及会议中心内容简介、背景材料、图片等并应准备好会议当天派发的发布稿等  十、布置会场,准备视听设备  会务工作小组应在当地合作机构的大力协助下,组织好会场的布置工作,包括展牌的布置,主席台、宾客席、接待处、签约席的布置,横幅、照明、空调、录音辅助器材、视听设备、、传真机等设施的设置和测试对附设酒会的场合,还需做好饮品、点心的准备、订购工作会场接待处的两旁,应预留宾客送来花篮的摆放空间

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